Lapin maakuntamuseon esine- ja arkistoaineistokokoelmat ovat sekä tutkijoiden että yksityishenkilöiden käytettävissä ja nähtävissä seuraavin ehdoin:
- Museon henkilökunta vastaa alkuperäisten esineiden ja arkistoaineiston käsittelystä, arkistoinnista, digitoinnista, luetteloinnista, säilyttämisestä ja kuljettamisesta.
- Alkuperäisiä esineitä ja arkistoaineistoa luovutetaan museon ulkopuolelle näyttelykäyttöön vain toisille museoille kirjallisella lainasopimuksella. Ainoastaan, jos jo lahjoitusehtoihin on sovittu erikoisehto aineiston lainaamisesta takaisin luovuttajalle, voidaan aineistoa luovuttaa kirjallisella lainasopimuksella.
- Ulkopuoliset henkilöt pääsevät kokoelmatiloihin erikoissopimuksesta museohenkilökunnan valvonnassa.
- Asiakkailla on mahdollisuus tutkia kokoelmiin kuuluvia esineitä tai arkistoaineistoa virka-aikana museon kokoelma-amanuenssin läsnä ollessa museon tiloissa. Vierailuajasta on sovittava ja tutkittavasta aineistosta neuvoteltava kokoelma-amanuenssin kanssa etukäteen. Arvokkaasta tai huonokuntoisesta aineistosta neuvotellaan tapauskohtaisesti.
- Asiakkaan on käsiteltävä aineistoa museon vaatimalla tavalla.
- Asiakkaalla on mahdollisuus saada käyttöönsä tietoja esineistä ja arkistoaineistosta. Valokopioista täytyy sopia erikseen. Valokuvista laskutetaan kuva-arkiston hinnaston mukaisesti.
- Tietojen luovuttamisessa noudatetaan henkilösuojalakia, minkä vuoksi osa museon hallussa olevasta tiedosta on luottamuksellista.
- Museolla ei ole käyttöoikeutta tai tekijänoikeutta kaikkeen kokoelmissa olevaan aineistoon, ja tätä aineistoa museo ei luovuta kolmannelle osapuolelle. Jotkin aineistot on myös määrätty salaisiksi.
- Asiakkaan tulee ilmoittaa tutkimus- ja/tai käyttötarkoitus sekä mainita lähteeksi Lapin maakuntamuseon (arkisto- ja) esinekokoelmat.