Kaikkien erityishuoltona järjestettävien palvelujen saamiseksi kehitysvammaiselle henkilölle tulee laatia yksilöllinen erityishuolto-ohjelma, johon on kirjattuna kaikki ne palvelut, joita henkilölle myönnetään kehitysvammaisuuden perusteella eli erityishuoltona. Erityishuolto-ohjelman laatimista ja päivittämistä haetaan kirjallisella hakemuslomakkeella vammaispalveluista. Palvelua haettaessa asiakkaalle tehdään aina palvelutarpeen arviointi, josta vastaa sosiaalityöntekijä. Palvelutarpeen arvioinnin saamiseksi ja hakijan palvelutarvetta vastaavien palvelujen ja tukitoimien kartoittamiseksi, otetaan yhteyttä vammaispalveluiden ohjaukseen ja neuvontaan (uudet asiakkaat) tai omaan sosiaalityöntekijään. Palvelutarpeen arvioimisen jälkeen asiakasta ohjataan tarvittaessa hakemaan palveluja tai tukitoimia kirjallisella hakemuksella.
Asiakas voi myös jättää vammaispalveluihin kirjallisen hakemuksen erityishuolto-ohjelmasta ja erityishuoltona järjestettävistä palveluista ennen palvelutarpeen arviointia. Sosiaalityöntekijä on tällöin hakijaan yhteydessä seitsemän (7) arkipäivän kuluessa siitä, kun hakemus tarvittavine liitteineen on saapunut vammaispalveluihin palvelutarpeen selvittämisen aloittamiseksi. Palvelutarpeen arviointi tehdään yhdessä asiakkaan ja tarvittavien verkostojen kanssa.
Palveluja haettaessa hakemuksen liitteeksi tarvitaan ajan tasalla oleva terveydenhuollon ammattihenkilön lausunto, josta ilmenee hakijan kehitysvamma, toimintakyky ja tarve haettaville palveluille.