Henkilökohtaista apua vammaispalvelulain nojalla haetaan kirjallisella hakemuslomakkeella vammaissosiaalityön palveluista. Myös henkilökohtaisen avun palvelun muutoksia haetaan kirjallisesti hakemuslomakkeella. Palvelua haettaessa asiakkaalle tehdään aina palvelutarpeen arviointi, josta vastaa sosiaalityöntekijä. Palvelutarpeen arvioinnin saamiseksi ja hakijan palvelutarvetta vastaavien palvelujen ja tukitoimien kartoittamiseksi, otetaan yhteyttä vammaissosiaalityön ohjaukseen ja neuvontaan (uudet asiakkaat) tai oman alueen sosiaalityöntekijään. Palvelutarpeen arvioimisen jälkeen asiakasta ohjataan tarvittaessa hakemaan palveluja tai tukitoimia kirjallisella hakemuksella.
Asiakas voi myös jättää vammaissosiaalityön palveluihin kirjallisen hakemuksen palvelusta tai tukitoimesta ennen palvelutarpeen arviointia. Sosiaalityöntekijä on tällöin hakijaan yhteydessä seitsemän (7) arkipäivän kuluessa siitä, kun hakemus tarvittavine liitteineen on saapunut vammaissosiaalityön palveluihin palvelutarpeen selvittämisen aloittamiseksi. Palvelutarpeen arviointi tehdään yhdessä asiakkaan ja tarvittavien verkostojen kanssa.
Hakemuksen liitteeksi tarvitaan terveydenhuollon lausunto, jonka tiedot ovat ajan tasalla ja josta käy ilmi mikä vamma tai sairaus hakijalla on ja millaista toimintahaittaa vammasta tai sairaudesta aiheutuu.