Vammaispalvelulain mukaista kuljetuspalvelua haetaan kirjallisella hakemuslomakkeella vammaissosiaalityön palveluista. Palvelua haettaessa asiakkaalle tehdään aina palvelutarpeen arviointi, josta vastaa sosiaalityöntekijä. Palvelutarpeen arvioinnin saamiseksi ja hakijan palvelutarvetta vastaavien palvelujen ja tukitoimien kartoittamiseksi, otetaan yhteyttä vammaissosiaalityön ohjaukseen ja neuvontaan (uudet asiakkaat) tai oman alueen sosiaalityöntekijään. Palvelutarpeen arvioimisen jälkeen asiakasta ohjataan tarvittaessa hakemaan palveluja tai tukitoimia kirjallisella hakemuksella.
Asiakas voi myös jättää vammaissosiaalityön palveluihin kirjallisen hakemuksen palvelusta tai tukitoimesta ennen palvelutarpeen arviointia. Sosiaalityöntekijä on tällöin hakijaan yhteydessä seitsemän (7) arkipäivän kuluessa siitä, kun hakemus tarvittavine liitteineen on saapunut vammaissosiaalityön palveluihin palvelutarpeen selvittämisen aloittamiseksi. Palvelutarpeen arviointi tehdään yhdessä asiakkaan ja tarvittavien verkostojen kanssa.
Hakemuksen liitteeksi tarvitaan ajan tasalla oleva terveydenhuollon lausunto, josta ilmenee henkilön vamma tai sairaus, sekä miten vamma tai sairaus vaikeuttaa henkilön liikkumista ja julkisten liikennevälineiden käyttämistä.