Tietopyynnön viranomaisen asiakirjasta tai tarkistuksen henkilörekisterin tiedoista voi tehdä niihin laadituilla lomakkeilla. Lomakkeet ja käytännön ohjeistus löytyvät tietopyynnöt-sivulta, linkki sivulle alla. Tarvittaessa voit pyytää apua kaupungin kirjaamosta ja tietosuojavastaavilta.
Asiakirjoja voi tiedustella myös sähköpostitse, kirjeitse, puhelimitse tai asioimalla Osviitta asiointipisteessä. Arkaluonteisia tietoja ja henkilötietoja sisältävät pyynnöt pyydetään lähettämään kirjaamoon turvapostin kautta.
Rovaniemen kaupungin keskeinen päätöksenteon ja seurannan tietojärjestelmä on nimeltään CaseM-asianhallintajärjestelmä. CaseMilla hallitaan asioiden vireilletuloa ja valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asioiden ja asiakirjojen arkistointia. Esityslista- ja pöytäkirjahaku -sivulla julkaistaan toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset. Asiakirjoja on mahdollista hakea muun muassa asiakirjan tai asian nimellä, diaarinumerolla, henkilön, päätöksentekijän tai valmistelijan nimellä sekä päivämäärällä.
Kaupungin henkilörekisteristä löytyy lisätietoa tietosuojaselosteista. Tietosuojaselosteissa kerrotaan muun muassa henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot.