• Palvelut
  • Hakemisto
  • A
  • B
  • E
  • F
  • H
  • I
  • J
  • K
  • L
  • M
  • N
  • O
  • P
  • R
  • S
  • T
  • U
  • V
  • W
  • V
  • Y
  • Ä
Koulutus ja opiskelu
Rekisteri- ja tietosuojaseloste

(Päivitetty 25.6.2018)

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)

Rekisterin nimi
Kansalaisopiston kurssi- ja henkilöstörekisteri  HelleWi -hallintajärjestelmä

Rekisterin pitäjä
Rovaniemen kaupungin kansalaisopisto, Jorma Eton tie 8. 96100 Rovaniemi

Rekisterin vastuuhenkilö
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori Riitta Anetjärvi, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti.

Rekisteriasioita hoitava henkilö
Rekisteriasioita hoitava henkilö on toimistosihteeri.

Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
HelleWi -hallintajärjestelmään rekisteröidään vain kansalaisopiston kurssitoiminnan järjestämisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. 

Rekisterissä olevia opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja osallistumismaksut kohdentuvat oikein. 

Jos osallistuja on alaikäinen, tallennetaan rekisteriin myös huoltajan tiedot laskutuksen oikein kohdentamiseksi. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, hänen tulee ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kansalaisopisto kerää asiakaspalvelun toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat kansalaisopistolle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö  
Sukunimi ja kutsumanimi ovat pakolliset.
Henkilötunnus opettajille on pakollinen. 
Henkilötunnus ryhmän osallistujalle on pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten on pakollinen.
Kotikunta tilastointia varten on pakollinen. 
Puhelinnumero on pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.
Sähköpostiosoite on tarpeellinen ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten. 

Lisäksi kansalaisopisto tarvitsee OPH:n tilastointia varten:
Tiedot kurssilaisten tutkinnoista, pääasiallisesta toiminnasta, äidinkielestä ja sukupuolesta.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille kirjautumisen yhteydessä.

Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille  tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Tarkastusoikeus
  Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä 
koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö voidaan myös evätä laissa säädetyin perustein.

Tarkastuspyyntö tehdään rekisterinhoitajalle henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla rekisterin pidosta vastaavalle henkilölle. 
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. 

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja rekisteristä poistamisesta
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille tai ryhmään ilmoittautumisen ja  työsuhteen alkamisen yhteydessä.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa tietojen muutoksesta myös rekisterin ylläpitäjälle. Rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus
  Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen muuta kuin opetustoimintaa varten ja oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyssä ilmoittamalla tästä ilmoittamalla kirjallisesti rekisteröinnistä vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyn informointi
  Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti kurssille ilmoittautumisen yhteydessä siitä, että häntä koskevia henkilötietoja on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä Rovaniemen kaupungin kansalaisopiston toimistossa ja www.rovaniemi.fi/ kansalaisopisto Internet-sivuilla.

Rekisteröidyn valitusoikeus
  Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisterihallinto
Rovaniemen kaupungin koulutuslauta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.