Kokeilu sähköisen hakutavan hyödyntämisessä Potkurin eläkeläistilojen vakiovuorohaussa oli onnistunut

Julkaistu 12.6.2020 12:02

Potkurin eläkeläistilojen vuorojen haussa kokeiltiin sähköistä hakua kevään 2020 aikana. Kokonaisuudessaan sähköisen hakutavan pilotoiminen Potkurin tilojen suhteen oli ehdottomasti onnistunut. Viime vuoteen verrattuna hakemusten käsittely oli huomattavasti helpompaa ja nopeampaa.

Vanhusneuvosto linjasi kokouksessaan 5.2.2020 § 5, että Potkurin vakiovuorojen hakuprosessissa voidaan kokeilla sähköistä hakutapaa. Ehtona sähköisen hakutavan kokeilulle oli, että käytettävä järjestelmä on hakijoille riittävän helppokäyttöinen, sähköisen hakutavan ohessa voi edelleen käyttää myös paperista hakulomaketta sekä se, että vakiovuoroja hakeville toimijoille on riittävästi ohjausta järjestelmän käyttöön liittyen. Vaikka kevään poikkeusajat estivät mahdollisuuden järjestää lähitukea vakiovuoroja hakeville toimijoille, eteni haku pääasiassa sujuvasti kirjallisten ohjeiden avulla. Noin puolet hakemuksista toimitettiin sähköistä hakutapaa hyödyntäen.

Hakuajan puitteissa 27.4. - 18.5.2020 sähköisiä hakemuksia saapui 16 kappaletta ja paperisia 14 kappaletta. Lähes kaikki hakijat saivat toivomansa vakiovuorot riippumatta siitä, oliko hakemus toimitettu sähköisesti vai paperisena. Kokonaisuudessaan sähköisen hakutavan pilotoiminen Potkurin tilojen suhteen oli ehdottomasti onnistunut kokeilu.

– Viime vuoteen verrattuna hakemusten käsittely oli huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, todetaan Ikäosaamiskeskuksesta.

Potkurin tilojen sähköistä hakutapaa tullaan kehittämään saatujen kokemusten perusteella, jotta tulevaisuudessa sähköisesti toteutettava vakiovuorohaku olisi kaikille osapuolille mahdollisimman vaivatonta. Samantyyppistä sähköistä vakiovuorohakua ollaan Rovaniemen kaupungilla hyödynnetty myös muun muassa liikuntapaikkojen vuorohauissa. Potkurin vakiovuorohaun osalta kehittämistä vaativat seikat liittyvät erityisesti käytettävän järjestelmän ominaisuuksien hallintaan sekä riittävän tuen tarjoamiseen hakuaikana. Muutamilla hienosäädöillä sähköisestä hakuprosessista saadaan varmasti entistäkin toimivampi.

Koronaviruksen aiheuttaman poikkeusajan takia ei kuitenkaan pystytä vielä sanomaan milloin Potkurin toiminta jälleen aukeaa ja mistä lähtien vakiovuorot ovat toimijoiden käytettävissä. Potkurin vakiovuorohakemukset on käsitelty ja vuorot on ilmoitettu toimijoille, joten valmiudet toiminnan käynnistämiseksi ovat hyvät, kunhan hyväksyntä toiminnan aloittamiselle aikanaan saadaan. Toiminnan aukeamisesta tiedotetaan erikseen.


Jaa sivu